Heu trobat aquests problemes en la gestió d'arxius?
● El procés de catalogació d'arxius és feixuc i ineficient, i requereix molt de temps per organitzar-lo.
● Es triga molt a consultar arxius i la precisió de la consulta és difícil de complir els requisits.
● L'ordre d'emmagatzematge d'arxius es pot alterar fàcilment i, un cop es perd, és difícil de trobar.
● L'operació d'inventari dels arxius no és científica
● La taxa d'utilització dels arxius públics no és alta
● El treball de confidencialitat d'arxius encara depèn del treball manual, i la confidencialitat és deficient i el risc és alt.
● La prevenció de pèrdues d'arxius està endarrerida i molts arxius valuosos es fan malbé o es perden.
La tecnologia de gestió d'arxius RFID fa que aquests problemes siguin història
01
Què és la gestió d'arxius RFID?
En poques paraules, es tracta d'adjuntar una "targeta d'identificació electrònica" (etiqueta RFID) a cada fitxer i, a continuació, utilitzar dispositius intel·ligents per identificar-lo i gestionar-lo ràpidament. Components principals:
※ Etiqueta electrònica: adjunta a la bossa/expedient, número únic
※ Equipament de lectura i escriptura: dispositiu portàtil, porta de canal, armari intel·ligent, etc.
※ Sistema de gestió: ordinador/telèfon mòbil per comprovar la ubicació i l'estat dels fitxers en qualsevol moment
02
Com resol la RFID els punts febles de la gestió d'arxius?
Punt problemàtic 1: La cerca manual és massa lenta, triga una mitjana de 15 minuts per fitxer
Solució RFID: escaneja amb un dispositiu portàtil per localitzar el fitxer en 3 segons
Cas: Després que un tribunal ho adoptés, el temps per a la transferència de fitxers es va reduir de 30 minuts a 1 minut.
Punt problemàtic 2: És fàcil perdre objectes i és fàcil passar per alt registres al llibre de registre de préstecs
Solució RFID: el fitxer registra automàticament l'entrada i la sortida quan passa per la porta del canal i recorda automàticament si no es retorna després de la data de caducitat.
Efecte: La taxa de pèrdua d'un determinat arxiu va disminuir en un 95%
Punt problemàtic 3: L'inventari requereix temps i 10 persones triguen 1 setmana a inventariar 10.000 fitxers.
Solució RFID: el dispositiu portàtil recorre la prestatgeria i completa l'inventari de tota la biblioteca en 1 hora.
Dades: L'eficiència de l'inventari s'ha multiplicat per 20
03
Tres passos per implementar la gestió de fitxers RFID
Pas 1
Etiquetatge: Enganxeu una etiqueta RFID antimetall/paper (de la mida d'un segell) a cada fitxer
Informació de l'etiqueta: número de fitxer, nom, nivell de confidencialitat, etc.
Pas 2
Pas 3
El sistema registra automàticament: Qui l'ha agafat prestat? Quan l'has agafat prestat? On és l'arxiu ara? L'estat d'emmagatzematge és normal?
04
Per què escollir RFID en lloc de codi de barres?
● No cal alinear: els fitxers es poden identificar fins i tot quan estan apilats
● Lectura per lots: escaneja una caixa sencera de fitxers alhora
● Gran durabilitat: la vida útil de l'etiqueta és de més de 10 anys
05
Quines unitats són adequades?
✅ Arxius governamentals
✅ Històries clíniques hospitalàries
✅ Sala de contractes empresarials
✅ Arxiu escolar
✅ Arxius de seguretat pública, fiscalia i judicial
06
Serà encara més intel·ligent en el futur!
Predicció d'IA: ajusta automàticament la ubicació d'emmagatzematge segons la freqüència de préstec
Monitorització de temperatura i humitat: les etiquetes integren sensors per protegir arxius valuosos.
Emmagatzematge d'evidències en blockchain: garantir que els registres de circulació d'arxius no puguin ser manipulats
Resum: La gestió d'arxius RFID converteix els "arxius morts" en "dades vives", alliberant els administradors de la feina repetitiva. Si encara teniu mal de cap a l'hora de trobar fitxers, per què no proveu aquesta tecnologia negra d'"una etiqueta, una exploració"!
Data de publicació: 26 de maig de 2025
